Отчеты — важнейший инструмент для анализа данных в 1С, без которого учёт был бы неполным. Бухгалтерский, кадровый, финансовый учёт — каждый из них в итоге сводится к получению достоверных и наглядных отчетов. Они позволяют быстро оценивать остатки товаров, анализировать финансовые потоки и принимать управленческие решения. Настройка отчетов в 1С:Фреш практически не отличается от локальной версии 1С:Предприятия 8, но работа в облаке делает их ещё доступнее и удобнее. Как настроить отчеты под ваши задачи? Разберёмся вместе.
Виды отчетов
Сами отчеты мы можем условно разделить на «регламентированные» и «аналитические». В случаях с «регламентированными» пользователю не предоставляется возможность их настраивать. Это логично, так как эти отчеты предоставляются в контролирующие органы и должны иметь единый формат.
А вот с «аналитическими» возможностей для изменений гораздо больше, так как эти отчеты нужны в первую очередь руководству компании на разных уровнях. Даже самая простая, на первый взгляд, складская отчетность на разных предприятиях необходимы в разных форматах, так как на одном предприятии нужны данные, предположим, в разрезе складов, а на другом — в разрезе организаций (в случае, если склад используется для ответственного хранения).
Настройки оборотно-сальдовой ведомости
Пожалуй, самый популярный в 1С:Фреш отчет — «Оборотно-сальдовая ведомость». Найти его можно в разделе «Отчеты».
Им пользуются как бухгалтеры, так и другие пользователи, знакомые с планом счетов и принципом двойной записи (дебет-кредит). Благодаря ОСВ вы можете получить практически любую интересующую вас информацию.
Например, если вы хотите посмотреть остатки товаров, то можете сформировать отчет по 41 счету. По умолчанию он отобразит данные в количественном и стоимостном выражении для всего счета.
Но если вам нужна информация в разрезе складов или партий, необходимо будет указать это в настройках отчета.
Важно! Чтобы настроить отчет, нужно включить учет по складам и партиям в плане счетов. Это важно сделать в самом начале работы с программой, до ввода документов и остатков.
Функция находится в разделе «Администрирование» → «Параметры учета».
Далее заходим в «Настройки плана счетов».
В «Учете запасов» указываем необходимый функционал.
Настройки типовых отчетов
Однако все же оборотно-сальдовая ведомость, при всех ее возможностях, прежде всего функционал для бухгалтера. Более понятная отчетность (пусть и не такая информативная) находится в разделе «Руководителю».
Разберём настройку на примере «Остатков товаров». Отчет хоть и простой, но его тоже можно настроить под нужды компании. По умолчанию он, как и ведомость, предоставляет информацию об остатках товара на всех складах в общей сумме. Чтобы изменить это, зайдем в настройки отчета, откроем вкладку «Дополнительные поля», нажмем кнопку «Добавить» и выберем «Склад» из предложенного списка данных.
Если оставить «Склад» ниже «Номенклатуры», отчет сначала покажет данные по номенклатуре, а затем укажет, на каком складе находятся остатки. Это может быть неудобно. Для исправления передвинем «Склад» выше, используя стрелки «Вверх» и «Вниз».
В итоге мы получим отчетность об остатках товара в разрезе складов.
Одно из преимуществ 1С:Фреш — доступность работы с отчетностью из любого места, где есть интернет, что упрощает анализ данных в режиме реального времени. В облачном сервисе есть готовые отчеты, которые помогут решить самые разные задачи. Однако большинство из них можно и нужно настраивать под потребности вашей компании. Даже если в системе есть много вариантов отчетов, с высокой вероятностью вы захотите адаптировать их для удобного анализа данных. Для этого предусмотрены все необходимые инструменты.
Полезные советы для работы с отчетами
- Используйте отчеты для анализа ключевых показателей.
- Настройте их под свои задачи, добавляя нужные разрезы данных.
- Включите учёт по складам и партиям заранее в параметрах системы.
- Проверяйте настройки аналитических отчетов для удобной детализации.