Пользователи программ 1С уже давно используют типовой функционал электронного документооборота, который позволяет формировать, отправлять и принимать электронные документы прямо в самом приложении. В сервисе 1С:Фреш также реализован данный функционал.
Как подключить 1С-ЭДО в 1С:Фреш
Для начала использования 1С-ЭДО в сервисе вам необходимо получить электронную цифровую подпись (ЭЦП). Чаще всего её можно получить в отделении ФНС.
После того как подпись будет у вас, её необходимо добавить в программу. Для этого перейдите в раздел “Администрирование → Обмен электронными документами”.
Теперь в разделе «Электронная подпись и шифрование» поставьте галочку напротив пункта «Электронные подписи» и перейдите по ссылке «Настройки электронной подписи и шифрования».
На вкладке Сертификаты нажмите кнопку «Добавить» и выберите «Для подписания и шифрования».
После этого выберите из списка нужный сертификат и нажмите кнопку «Далее».
Чтобы сертификат был доступен для добавления, он должен быть предварительно установлен в личное хранилище сертификатов на компьютере. Для этого найдите его в программе криптопровайдера (например, КриптоПро), нажмите «Свойства» и выберите «Установить сертификат».
После добавления сертификата в приложение можно создавать учётную запись в сервисе 1С-ЭДО.
В том же разделе «Обмен электронными документами» поставьте галочку напротив пункта «Сервисы ЭДО» и перейдите по ссылке «Учётные записи ЭДО».
При создании новой учётной записи укажите Организацию, Сертификат и в поле «Получить новый» выберите оператора электронного документооборота (например, АО «Калуга Астрал»). Нажмите «Далее».
После создания учётной записи зайдите в её карточку. Там вы найдёте ваш идентификатор абонента. Это, по сути, ваш «номер телефона» в системе электронного документооборота. Вы можете разослать его вашим контрагентам, чтобы они могли быстро найти вас и отправить приглашения для обмена документами.
Сервис подключён! Пользоваться им довольно просто: процесс напоминает использование электронной почты. Основные функции собраны в разделе «Текущие дела ЭДО».
Что вы получите после подключения 1С-ЭДО
- Ускорение документооборота. Работа с электронными документами становится значительно проще и быстрее. Всего одно нажатие кнопки — и документ сформирован, подписан и отправлен. Это существенно эффективнее, чем традиционные методы работы с бумажными носителями.
- Снижение издержек. Отказ от бумаги, печати и доставки документов помогает значительно сократить расходы компании.
- Минимизация ошибок. Ручной ввод данных больше не нужен — электронные документы автоматически создают соответствующие записи в учетной системе, устраняя вероятность человеческого фактора.
- Разделение обязанностей. Теперь можно гибко распределять этапы работы над документами. Подготовка и подписание могут выполняться разными сотрудниками, что упрощает процесс.
- Полная автоматизация учета. Вся информация о входящих и исходящих документах фиксируется автоматически в журналах и реестрах, исключая необходимость ручного учета.
- Централизованное хранение. Все отправленные и полученные документы надежно сохраняются в едином архиве программы «1С:Предприятие», что обеспечивает удобный доступ к ним.
- Обмен с различными системами. Благодаря широкой совместимости, возможен обмен электронными документами даже с контрагентами, которые используют другие учетные программы.
- Прямая связь с ФНС. Функционал позволяет отправлять документы в Федеральную налоговую службу напрямую через сервис «1С-Отчетность», что значительно упрощает взаимодействие с госструктурами.
Использование ЭДО в программе 1С позволяет значительно сэкономить время на заполнении и рассылке бумажных копий документов.